Vi samler inn opplysninger du selv oppgir når du registrerer profil, søker crew, melder deg som medlem, sender utleieforespørsel, tar kontakt med oss eller bruker nettsiden:

Ved opprettelse av profil / crew-søknad:

• Fornavn og etternavn
• E-postadresse
• Telefonnummer
• Fødselsdato
• Discord-brukernavn
• Profilbilde (valgfritt, krever godkjenning)
• Eventuell annen informasjon du selv skriver i søknader eller meldinger

Ved medlemskap (normalt via påmelding til arrangement):

• Fullt navn
• Fødselsdato
• Adresse
• E-postadresse
• Telefonnummer
• Opplysninger om betalt medlemskontingent

Ved utleieforespørsel:

• Kontaktperson
• Organisasjonsnavn (valgfritt)
• E-postadresse
• Telefonnummer
• Leieperiode
• Ønsket utstyr og eventuell melding (behov, leveringssted m.m.)

Tekniske opplysninger:

• IP-adresse, nettleserinformasjon og tidspunkt for innlogging/bruk (i tekniske logger for sikkerhet og feilsøking)

Vi samler ikke inn særlige kategorier av personopplysninger (sensitive opplysninger) med mindre det er strengt nødvendig og du har gitt uttrykkelig samtykke.

Vi behandler personopplysningene for følgende formål:

Formål	Behandlingsgrunnlag
Behandle crew-søknader og organisere frivillige	Samtykke (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav a) og/eller avtale (bokstav b)
Administrere medlemskap og brukerprofiler	Avtale (art. 6 nr. 1 bokstav b)
Kommunisere med deg om arrangementer, deltakelse og praktisk informasjon	Avtale eller berettiget interesse (art. 6 nr. 1 bokstav f)
Rapportere medlemskap til Hyperion (N4F) for administrasjon av forbundsmedlemskap og tildeling av støtteordninger (bl.a. Frifond)	Avtale (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b) og/eller berettiget interesse (bokstav f)
Behandle utleieforespørsler, sende tilbud/faktura og følge opp leieforhold	Avtale (art. 6 nr. 1 bokstav b) eller pre-kontraktuelle tiltak
Organisere og kommunisere med crew etter opptak (informasjonsflyt, praktisk info, intern koordinering)	Avtale (art. 6 nr. 1 bokstav b) og/eller berettiget interesse (bokstav f)
Sikre nettsiden og tjenestene mot misbruk (tekniske logger)	Berettiget interesse (art. 6 nr. 1 bokstav f)
Administrere billettsalg og medlemskap via GeekEvents (inkl. den delen av billettprisen som utgjør medlemskontingent)	Avtale (art. 6 nr. 1 bokstav b)

Utleie av utstyr

Når du sender inn en utleieforespørsel behandler vi kontaktopplysningene dine (navn/kontaktperson, e-post, telefon, organisasjon) samt ønsket utstyr, leieperiode og eventuell melding. Formålet er å kunne vurdere forespørselen, sende tilbud, fakturere og følge opp leieforholdet. Behandlingen skjer på grunnlag av avtale eller pre-kontraktuelle tiltak (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b). Opplysningene lagres så lenge det er nødvendig for å fullføre leieforholdet og oppfylle regnskapsplikten.

Berettiget interesse

Når vi baserer behandlingen på berettiget interesse, er det for å kunne drive foreningen på en forsvarlig måte: organisere LAN-arrangementer, rekruttere og følge opp frivillige, kommunisere med deltakere, levere en fungerende nettside, og sikre tjenestene mot misbruk. Vi har vurdert at denne interessen ikke går foran dine rettigheter og friheter.

Vi kan også behandle opplysninger internt for å ivareta sikkerhet og orden på arrangementer (f.eks. intern svarteliste med begrunnelse). Dette skjer på grunnlag av berettiget interesse.

Du kan når som helst trekke tilbake et samtykke uten at det påvirker lovligheten av behandlingen før tilbaketrekkingen.

Vi selger ikke personopplysningene dine, og vi deler dem ikke med tredjeparter for markedsføring.

Følgende kategorier av mottakere kan behandle personopplysninger på våre vegne eller motta data:

• Leverandører av nødvendige tjenester, for eksempel drift av nettside/VPS, e-posttjenester og betalingsløsninger (Vipps, betalingsterminaler m.m.). Der disse opptrer som databehandlere, reguleres behandlingen gjennom databehandleravtale eller leverandørens standardvilkår.
• Google (Gmail / Google Workspace)
• Discord (verifisering, innlogging og kommunikasjon) – inkludert egne Discord-boter utviklet av foreningen
• GeekEvents (billett- og påmeldingssystem for arrangementer)
• Hyperion / HyperSys (medlemsregister, rapportering og støtteordninger)
• Vipps og betalingsterminal-leverandør (ved betaling på arrangementer)
• Eventuell faktureringsløsning ved utleie

Bilder og media som lastes via vår egen Strapi-server, deles ikke med tredjepart.

Opplysninger kan også utleveres til offentlige myndigheter når vi er rettslig forpliktet til det.

Hyperion

HordaLAN Dataforening er medlemsforening i Hyperion. Vi deler derfor nødvendige medlemsopplysninger med Hyperion for at foreningen skal kunne være medlem i forbundet, føre korrekt medlemsregister, rapportere medlemstall og motta støtteordninger som Frifond organisasjon. Opplysningene som deles er typisk: fullt navn, fødselsdato, adresse, e-postadresse, telefonnummer og opplysninger om betalt medlemskontingent.

Hyperion er selvstendig behandlingsansvarlig for de opplysningene de mottar og behandler dem i henhold til sitt eget personvernsreglement. Vi har ikke inngått databehandleravtale med Hyperion fordi de er selvstendig behandlingsansvarlig.

Billettkjøp via GeekEvents

Når du kjøper billett til våre arrangementer via GeekEvents, mottar vi nødvendige personopplysninger fra GeekEvents. Dette gjelder typisk fullt navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer og fødselsdato.

GeekEvents er selvstendig behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger på sin plattform. Vi mottar bare de opplysningene som er nødvendige for at vi skal kunne administrere medlemskap, arrangement og praktisk oppfølging. GeekEvents deler ikke annen informasjon om deg (for eksempel loggdata eller kjøpshistorikk fra andre arrangementer) med oss.

Vi behandler de opplysningene vi mottar på grunnlag av avtale (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b).

Data lagres primært på våre egne servere. Noen tjenester kan innebære overføring utenfor EØS:

• Google (Gmail / Google Workspace): e-post kan behandles i USA. Google er sertifisert under EU-US Data Privacy Framework og bruker standardkontraktsklausuler (SCC).

Overføringene skjer på grunnlag av godkjente mekanismer etter GDPR kapittel V (Data Privacy Framework og/eller standardkontraktsklausuler). Du kan få mer informasjon om overføringene ved å kontakte oss.

Vi lagrer personopplysningene bare så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for:

• Crew-søknader: Slettes når rekrutteringen for det aktuelle arrangementet er avsluttet, med mindre du blir en del av crewet. For aktive crew lagres opplysningene så lenge engasjementet varer + rimelig tid etterpå for oppfølging.
• Medlems- og profilopplysninger: Så lenge medlemskapet eller brukerprofilen er aktiv, pluss den perioden som er nødvendig for å oppfylle regnskaps- og dokumentasjonskrav (normalt 5 år etter bokføringsloven for økonomiske opplysninger).
• Utleieforespørsler og leiehistorikk: Så lenge leieforholdet pågår + regnskapspliktig periode (normalt 5 år).
• Tekniske logger: Vanligvis noen uker til noen måneder, med mindre det er nødvendig for sikkerhet eller etterforskning av misbruk.

Når lagringstiden er over, slettes eller anonymiseres opplysningene.

Nettsiden bruker kun nødvendige og funksjonelle informasjonskapsler. Disse er unntatt fra samtykkekrav etter ekomloven og GDPR. Vi bruker ingen analyseverktøy, reklamecookies eller annen sporing (ingen Google Analytics, GTM, Plausible, Matomo, Meta Pixel, Hotjar, Sentry eller lignende).

Cookies som lagres i nettleseren:

Navn	Type	Formål	Varighet
hordalan_jwt	httpOnly	Innloggingsøkt	Session / begrenset tid
hordalan_navn	Funksjonell	Viser at du er innlogget (visningsnavn)	Session / begrenset tid
hl_discord_state	httpOnly	CSRF-vern under Discord-verifisering	Kortvarig

Lokal lagring (localStorage):

Nøkkel	Formål
hl_leie_kurv	Handlekurv på utleiesiden. Blir liggende lokalt til du sender inn eller tømmer den.

Ingen av disse brukes til sporing eller markedsføring.

Du har rett til å:

• Få innsyn i hvilke personopplysninger vi har om deg
• Få rettet uriktige eller ufullstendige opplysninger
• Få slettet opplysninger (med de begrensningene som følger av loven)
• Be om begrensning av behandlingen
• Protestere mot behandling som er basert på berettiget interesse
• Motta opplysningene dine i et strukturert, alminnelig brukt og maskinlesbart format (dataportabilitet)
• Trekke tilbake samtykke
• Klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.no)

For å bruke rettighetene dine, send en e-post til info@hordalan.no. Vi svarer vanligvis innen 30 dager.

HordaLAN Dataforening retter seg mot barn og unge fra 11 år. Vi er spesielt oppmerksomme på at personopplysninger om barn skal behandles med ekstra forsiktighet.

• For bruk av nettsiden og online-tjenester kan barn fra fylte 13 år normalt gi eget samtykke.
• For medlemskap følger vi norsk lov. Unge kan normalt melde seg inn selv fra 15 år.
• For crew er det ønskelig at man er over 18 år i enkelte roller, men det er ingen absolutt minimumsalder. Ved tvil eller for yngre søkere tar vi kontakt for å avklare foresattes samtykke der det er nødvendig.
• For de under 13 år kreves normalt foresattes samtykke for behandling av personopplysninger i forbindelse med online-tjenester.

Ved tvil tar vi kontakt for å avklare.

På arrangementene våre kan det bli tatt bilder og video for dokumentasjon, markedsføring av foreningen og publisering på nettside og sosiale medier. Behandlingen skjer på grunnlag av berettiget interesse.

Bilder og video kan også brukes internt i foreningen til dokumentasjon og evaluering av arrangementer.

Du kan når som helst protestere mot at bilder der du er gjenkjennelig blir publisert, ved å kontakte oss på info@hordalan.no.

Har du spørsmål om hvordan vi behandler personopplysninger, eller ønsker du å bruke rettighetene dine, kontakt oss på: info@hordalan.no